Zuständigkeiten
- Archivierung und Versand
- Umsetzung der Bestimmungen betreffend Verwaltungsunterlagen und Aktenplan, elektronisches Protokoll in enger Zusammenarbeit mit der Generaldirektion und dem Amt 2.2 für Informatik und Telekommunikation;
- Zustellungen
- Unterstützung der Organisationseinheiten bei der Ausarbeitung von Gemeindeverordnungen in enger Zusammenarbeit mit dem Generalsekretär
- Verwaltung der Konferenzanlage im Gemeinderatssaal (für die Technik Zusammenarbeit mit dem Amt 2.2 bzw. mit anderen Einheiten der Abteilung 6)
- Verwaltung der Simultanübersetzung der Sitzungen des Gemeinderates
- Unterstützung des Generalsekretariats und des Amtes für Dezentralisierung und Bürgerschalter bei der Protokollierung der Sitzungen des Gemeinderates, des Gemeindeausschusses und der Stadtviertelräte und entsprechende Hilfestellung
- Abwicklung der Ausgabenverpflichtungs und Zahlungsverfahren für das Generalsekretariat, die Generaldirektion und, auf Weisung des Generalsekretärs, auch für die Gemeindeanwaltschaft
- Unterbreitung und Vornahme der entsprechenden Haushaltsmittelzuteilungen und -änderungen in Absprache mit dem Generalsekretär und dem Generaldirektor
- Unterstützung des Generalsekretärs und des Generaldirektors bei der Organisationstätigkeit, die mit der Ausübung ihrer Funktionen zusammenhängt
- Unterstützung des Generalsekretärs bei der Digitalisierung des Datenarchivs und der entsprechenden Abläufe, mit besonderem Augenmerk auf die institutionellen Organe
- Unterstützung des Generalsekretärs und des Generaldirektors bei der Pflege der Beziehungen zu den Institutionen und den verschiedenen Körperschaften und Einrichtungen, die im Gemeindegebiet tätig sind
- Unterstützung des Generalsekretärs und des Generaldirektors bei der verwaltungstechnischen und juridischen Beratung des Generaldirektors und der AbteilungsdirektorInnen der Gemeinde; entsprechende Begleitung – in enger Zusammenarbeit mit dem Generalsekretär und dem Generaldirektor – bei der Umsetzung von Projekten, die übergreifend die Verwaltungstätigkeit aller Organisationseinheiten beeinflussen, um einheitliche Abläufe zu gewährleisten
- Bereichsspezifische Bestimmungen und Maßnahmen
